Федор Борщев

Кручу гайки. Пишу матом о книгах, саморазвитии и об управлении проектами. Настраиваю ин-хаус разработку в стартапах.

С чего начать внедрение пустого инбокса

Год назад я выложил подборку материалов о пустом инбоксе, которая описывает стратегию перехода, но не раскрывает первый шаг — как начать и какие выбрать инструменты. Хорошие инструменты отличают профессионала от любителя — в дилерском автосервисе в 5 раз больше гаечных ключей, чем в гараже у дяди Васи.

С грамотно настроенной почтой разбирать 200 писем в день не сложнее, чем крутить гайки в автосервисе. Если вы знаете, чем IMAP отличается от POP3 — эта заметка не для вас, просто сверьтесь с чеклистом в конце.

Клиенты и серверы

Почтовый клиент — это программа, в которой вы читаете почту и отвечаете на письма. Почтовые клиенты работают на компьютере (Сандербёрд, Мейл, Аутлук), в телефоне или в браузере. Чтобы скачать или отправить письма, почтовый клиент обращается к серверу.

Почтовый сервер работает, пока ваш компьютер выключен: принимает письма, фильтрует спам и раскладывает почту по папкам. Самый распространенный почтовый сервер в мире — Гмейл. Кроме бесплатной почты на домене gmail.com, он обслуживает корпоративную почту Твиттера, Дропбокса, Убера и множества мелких компаний (возможно и вашу тоже). Гмейл лучше всего подходит для спокойной работы с почтой: хранит архив переписки и за секунду находит сообщения двухлетней давности — письма из инбокса удалять не страшно.

Веб-интерфейс Гмейла у хорошего менеджера

Забудьте о корпоративной почте из прошлого века — заведите личный ящик на Гмейле и попросите админов настроить переадресацию. Чтобы писать от имени компании — добавьте рабочий ящик в Гмейл.

Единая папка входящих

Невозможно поддерживать чистоту больше, чем в одном инбоксе. Если у вас несколько адресов — настройте второстепенные так, чтобы письма с них уходили на Гмейл. Как это сделать, написано в инструкциях — Айклауд, Яндекс.почта, Яху.

Некоторые почтовые клиенты самостоятельно складывают письма из разных ящиков в одну папку. Не пользуйтесь этим! Если почту собирает почтовый клиент, то состояние инбокса меняется от устройства к устройству. Представьте, что вы забыли настроить личный ящик на телефоне и пропустили письмо от авиакомпании о распродаже билетов.

Рабочая почта

Рабочий ящик — тоже второстепенный. Если админы не хотят настраивать переадресацию — не проблема: Гмейл умеет скачивать почту, притворяясь почтовым клиентом. Чтобы настроить сборщик, попросите реквизиты доступа и прочитайте инструкцию.

Если вы работаете в крупной компании, то наверняка вас заставляют пользоваться Аутлуком вместо почтового клиента. Это не страшно — попросите у админов доступ к Эксчейнджу по протоколу POP3, он так умеет.

Выбор почтового клиента

Лучший клиент для пустого инбокса — эпловский Мейл. Если мака нет, подойдет веб-интерфейс Гугла. Главное — не используйте Аутлук, Сандербёрд или «Инбокс».

  • Аутлук — воплощение почтового зла. Состоит из отвлекающих факторов: добавляет письма в календарь, создает ненужные папки и отправляет глупые уведомления о прочтении. Если не хотите разбирать почту через пульт управления атомным реактором — забудьте про Аутлук.
  • Сандербёрд — типичный опенсорс. Помимо ужасного внешнего вида, любит тормозить и терять письма. Пользуйтесь Сандербёрдом, только если вы линуксоид и любите скачивать плагины с гитхаба.
  • «Инбокс» — громкий пук попытка сделать Гмейл умнее. Идеальный инструмент прокрастинатора — письма, которые не хочется обрабатывать, «Инбокс» отложит на завтра, чтобы вежливо напомнить во время встречи с клиентом.

Лучший клиент для пустого инбокcа — Эпл Мейл

Итого, план перехода на пустой инбокс

  1. Прочитайте пару ссылок из подборки.
  2. Зарегистрируйте ящик на Гмейле, если еще не успели. Это будет ваш основной ящик с пустым инбоксом.
  3. Настройте все личные ящики, чтобы пересылали почту на Гмейл.
  4. Рабочую почту — тоже. Настроить переадресацию помогут админы.
  5. Если на работе Эксчейндж — попросите админов настроить POP3, а в Гмейле включите сборщик почты.
  6. Чтобы писать от имени компании, добавьте корпоративный адрес в настройки Гмейла.
  7. Если у вас нет мака — читайте почту через веб-интерфейс Гмейла. Если есть — пользуйтесь стандартным почтовым клиентом.

Русская раскладка в MacVim

Не совсем в тему блога, но все же: если кто-то кроме меня использует vim под маком, я написал небольшую инструкцию, как сделать переключение раскладок по ⌘+Space, чтобы в модальном режиме работали команды на русском языке.

Странно писать такие вещи в 2016 году, но, к сожалению, пока никто не изобрел редактора лучше чем vim.

Чем заменить мертвый Эверноут

За последний год Эверноут превратился в тормозную маркетинговую хуйню: чатик распознавание визиток и попапы, которые продают платную подписку. Подобрал вот замену — Симплноут. Чем хорош:

  • Никаких фич, только заметки
  • Нет ни платного клиента, ни рекламы
  • Моментальная синхронизация
  • Контроль версий ползунком (!)

Simplenote for OS X screenshot

Симплноут — дзен-записочник. Раньше у меня стояла ежемесячная задача «Разобраться в эверноуте» — я садился и полчаса удалял всякую херню, вроде ненужных черновиков и просроченных записей со встреч. Симплноут сам навел порядок: в нем хочется хранить только необработанные заметки, как в инбоксе.

Хлам переехал по местам — планы и отчеты в бейскемп, хранилище документов в гугл, черновики в блог, глупые мысли — в помойку.

А еще у Симплноута есть клиент для гиков — nvALT. Управляется с клавиатуры поддерживает маркдаун и внешний редактор (я пользуюсь vim).

nvALT screenshot

Если вас тоже достал бардак и тормоза в эверноуте — переходите на Симплноут сэкономите полчаса в месяц.

Хоткеи в OS X

После поста, где я перепаковывал плагин для Эпловского почтовика, мне написал Сева и объяснил, что я не разбираюсь в маковских хоткеях. Оказывается, хоткеи приложений настраиваются в одном месте — Keyboard Preferences → Shortcuts. Выбираешь приложение и указываешь пункт меню, который вызывает хоткей. Вот, в Эпл даже инструкцию написали.

Настройка хоткеев в OS X

Решение из мира пользователя — никаких слоев абстракции и настроек в каждом приложении. Жаль только, что скрыто в дебрях. Я вот знал, что Автоматор умеет запускать действия через пункты меню, но о централизованной настройке хоткеев не догадывался. А вы знали?

Delete2Archive и Эль Капитан

Delete2Archive — плагин к маковскому почтовому клиенту, который переназначает кнопку delete,чтобы она архивировала сообщения, а не удаляла. Это важно для пустого инбокса — у мака нет хоткея для архивирования почты, а терять обработанные письма не хочется.

Поддержка таких плагинов — трудное занятие: Эпл официально не разрешает допиливать почтовик. Сложности не ограничиваются закрытым API, плагины требуют доработки после каждого обновления операционки. Когда я перешел на Эль Капитан, это стало для меня двойной болью: бету обновляли уже 6 раз. Автору плагина пофиг на проблемы беты (и правильно), и я разобрался самостоятельно.

Написал простенький скрипт, который модифицирует плагин для работы в той мак ос, в которой выполняется. Запускать так:

./repack-mail-bundle.sh ~/Library/Mail/Bundles/Delete2Archive.mailbundle.

Скрипт делает только одну вещь — добавляет идентификатор установленного почтовика в список совместимых. Наверняка скрипт заработает и для других плагинов.

Выборочная синхронизация календаря Гугла

Я храню задачи в календаре мака — чем проще, тем лучше. Недавно разобрался как настраивать календари Гугла, которые транслируются на компьютер. Это полезно, если вы пользуетесь маком и обмениваетесь с коллегами календарями через Гмейл.

Оказывается, есть специальный интерфейс, до которого никак не добраться через профиль (программисты такие, да). Календари, отмеченные галочкой, появятся в маковском iCal.

Google Calendar sync options

Винтажный мак

Всю первую половину лета моей основной машиной был старый Мак Про вот в такой конфигурации:

Mac OS X Lion, Mac Pro 2006

Это Мак Про 2006 года — самый первый Про в линейке маков. Удивительно — прошло 9 лет, а компьютер до сих пор служит верой и правдой. На нем работает браузер у него лучший в мире почтовый клиент, он сам подключил все оборудование и принтеры. Есть новый айтюнс, офисный пакет (да, я все еще не изобрел способа от него избавиться), графический редактор (мне хватает Пейнтбраша) и node.js. Он снимает скриншоты и проигрывает музыку.

Теперь представим себе топовый писюк тех лет. Линукс 2015 года с новой КДЕ на нем тормозит. На Дебиан Этч — не устанавливается хром. Винда на нем наверное работала бы, но она, увы — не операционная система.

Вот чем Эпл отличается от других производителей. Они увеличивают продажи не за счет того, что заставляет пользователей покупать новую железку каждый год, а за счет того, что придумывают что-то лучше. Это и есть дизайн.

Пока, дропбокс!

Я, как и многие, использую Дропбокс. С 2012 года я привык к тому, что не боюсь за сохранность файлов и могу открыть их в любой момент на любом устройстве. Вот, как я его использую:

  • Храню все без исключения свои файлы. Даже медиатеку (она с каждым годом все меньше, спасибо Spotify). Иногда открываю с мобильника.
  • Заливаю бекапы в отдельную папочку в облаке, которая ни с чем не синхронизируется — надо же где-то их хранить.
  • Пользуюсь автоматической загрузкой фоточек в бесконечную папку. Получается долговременная неструктурированная память, этакий фото-дневник. Все, для чего можно сделать зарубку в памяти, есть в этой папочке — документы, ключевые даты, даже некритичные пароли.
  • Синхронизирую с мобилой хранилище документов и паролей на основе Кипас-икс.

После скачка курса доллара я перешел на отечественный продукт — мне хватает 100 ГБ места, а у Яндекса это ощутимо дешевле (150 ₽ против 10$ у Дропбокса). Теперь я знаю оба сервиса и могу их сравнить:

  • Загрузка в Диск быстрее в несколько раз. Ну конечно — толстый канал до Яндекса есть в любом уголке России.
  • По сравнению с Дропбоксом, Яндекс.диск вообще не тормозит. Дропбокс медлит постоянно — при запуске, при выходе, при распаковке архивов. Диск наоборот, даже при работе с кучей мелких файлов из npm, не заставляет ноутбук включать вентилятор.
  • На телефоне скорость работы тоже отличается на порядок. На моем пятом айфоне Дропбокс запускается около 5 секунд и тормозит даже при отрисовке.
  • Дома я пользуюсь Онлаймом, поэтому Диск для меня бесплатен.

Единственное, чем Яндекс.диск безусловно проигрывает Дропбоксу — это собственным кривым алгоритмом двухфакторной авторизации. Видимо Яндексу в свое время сильно не понравилось название компании, которая первой реализовала RFC 6238 на айфонах. Ну ничего, когда-нибудь допилят.

Пока, дропбокс!

Пустой инбокс

В студии не получится работать без джедайской техники пустого инбокса. Каждый уважающий себя менеджер должен написать пост на эту тему, напишу и я. Проблему знает каждый, кто хоть раз искал вчерашнее письмо от клиента среди 100 других которые нападали за сегодняшнее утро.

Просветиться:

  • Старый пост от Людвига.
  • Часовой рассказ Макса Дорофеева («при попытке впихнуть невпихуемое, выпихивается ранее впихнутое»).
  • Выжимка из книги С. Дж. Скотта «Ноль во Входящих: Проверенные методы управления электронной почтой».
  • Николай Товеровский о своем переходе.